دليل الإرشاد الأكاديمي لجامعة الأمير سطام
أولاً : أحكام عامة
أ- تعتبر النصوص الواردة في هذه الوثيقة إطاراً عاماً لتحديد حقوق والتـــزامات الطرفيـن (الطلاب والجامعة ) ، كما أنها تعبر عن الفهم المتبادل بين الجامعة وطلابها فيما يختص بحقوقهم التي تكفلها لهم أنظمة الجامعة والالتزامات الواجب عليهم احترامها، في محاولة للقضاء على النظرة الخاطئة التي تنظر للطالب بحسبانه وعاء للالتزامات والواجبات، دون أن يكون له من الحقوق ما يكفل له حياة جامعية مستقرة وموفقة.
ب- والجامعة إذ تتوقع من طلابها وكافة منسوبيها قبول واحترام المبادئ الواردة في هذه الوثيقة ، فإنها تؤكد على أن هذه الوثيقة لا تعتبر قانوناً أو نظاماً بديلاً للأنظمة السارية، وفى حالة تعارض النصوص الواردة بها مع الأنظمة الصادر من الجامعة أو الدولة فإن نظام الجامعة أو الدولة هو التي تسود وتقدم .
ج- تهدف هذه الوثيقة إلى توعية الطلاب بحقوقهم الأكاديمية والخدمية التي تقدمها لهم الجامعة، وفقاً لإمكاناتها وكيفية الحصول على هذه الحقوق والجهة المختصة بذلك ، كما تهدف إلى توعيتهم بالتزاماتهم تجاه الجامعة، وذلك حرصاً من الجامعة على جودة العمل الأكاديمي وما يرتبط بذلك الأمر من صلة وثيقة بين الطالب من جهة والأستاذ الجامعي والأجهزة والوحدات الجامعية من جهة أخرى، وما ينبغي أن يكون عليه حال تلك العلاقة من الشفافية والوضوح مع مختلف مكونات العمل الجامعي في مجالاته المختلفة .
د- يراعى في تحديد وتفسير المفاهيم والمصطلحات والألفاظ الواردة بهذه الوثيقة ما ورد بأحكام ونصوص القواعد المنظمة لوحدة حماية الحقوق الطلابية، ولمجلس الجامعة الحق في تفسير ما يرد في هذه اللائحة من النصوص والكلمات.
ثانياً : حقوق الطالب الجامعي
تتضمن حقوق والتزامات الطالب الجامعي ما يلي :
أ / : في المجال الأكاديمي :
1. حق الطالب في أن تُوفَّر له البيئة الدراسية المناسبة لتحقيق الاستيعاب والدراسة بيسر وسهولة، من خلال توفير كافة الإمكانيات التعليمية المتاحة لخدمة هذا الهدف .
2. حق الطالب في الحصول على المادة العلمية والمعرفة المرتبطة بالمقررات الجامعية التي يدرسها، وذلك وفقاً للأحكام واللوائح الجامعية التي تحكم العمل الأكاديمي .
3. حق الطالب في الحصول على الخطط الدراسية بالكلية أو القسم والتخصصات المتاحة له ، وكذا الإطلاع على الجداول الدراسية قبل بدء الدراسة، وإجراء تسجيله في المقررات التي يتيحها له النظام وقواعد التسجيل، مع مراعاة ترتيب الأولويات في التسجيل للطلاب وفق ضوابط عادلة عند عدم إمكانية تحقيق رغبات جميع الطلاب في تسجيل مقررٍ ما .
4. حق الطالب في حذف أي مقرر أو إضافة آخر، أو حذف الفصل الدراسي بأكمله، وفقاً لما يتيحه نظام الدراسة والتسجيل في الجامعة، وذلك في الفترة المحددة لذلك والمعلن عنها للطلاب .
5. حق الطالب في تقيد أعضاء هيئة التدريس بالجامعة بمواعيد وأوقات المحاضرات، واستيفاء الساعات العلمية والمعملية لها، وعدم إلغاء المحاضرات أو تغيير أوقاتها إلا في حالة الضرورة وبعد الإعلان عن ذلك، على أن يتم إعطاء محاضرات بديلة عن تلك التي تم إلغاؤها أو التغيب عنها من قبل عضو هيئة التدريس لاستيفاء المقرر، وذلك بعد التنسيق مع الطلبة والقسم المعني بإتمام ذلك .
6. حق الطالب في الاستفسار والمناقشة العلمية اللائقة مع أعضاء هيئة التدريس، دون رقابة أو عقوبة في ذلك عليه، ما لم يتجاوز النقاش ما تقتضيه الآداب العامة وحدود اللياقة والسلوك في مثل تلك الأحوال، سواءً كان ذلك أثناء المحاضرة أو أثناء الساعات المكتبية المعلنة لمقابلة الطلاب .
7. حق الطالب في أن تكون أسئلة الاختبارات ضمن المقرر الدراسي ومحتوياته والمسائل التي تمت إثارتها أو الإحالة إليها أثناء المحاضرات ، وأن يُراعى التوزيع المتوازن والمنطقي للدرجات بما يحقق التقييم العادل لقدرات الطالب .
8. حق الطالب في إجراء كافة الاختبارات التي تعقد للمقرر ما لم يكن هناك مانع نظامي يحول دون إجرائها وفقاً للوائح والتعليمات الخاصة بذلك ، على أن يتم إعلان الطالب بحرمانه من دخول الاختبار قبل ذلك بوقت كاف.
9. حق الطالب في معرفة الإجابة النموذجية لأسئلة الاختبارات الفصلية ما أمكن ذلك , وتوزيع الدرجات على أجزاء الإجابة والتي يقوم على أساسها تقييم أداء الطالب قبل إجراء الاختبار النهائي للمقرر .
10. حق الطالب في طلب مراجعة إجابته في الاختبار النهائي، وذلك وفق ما تقرره اللوائح والقرارات الصادرة عن الجامعة في تنظيم آلية تلك المراجعة وضوابطها .
11. حق الطالب في معرفة نتائجه التي حصل عليها في الاختبارات التي أداها، بعد الفراغ من تصحيحها واعتمادها .
ب / في المجال غير الأكاديمي :
1. حق الطالب في التمتع بالإعانة والرعاية الاجتماعية التي تقدمها الجامعة، والمشاركة في الأنشطة المقامة فيها وفقاً للوائح والتعليمات الجامعية المنظمة لذلك .
2. حق الطالب في الحصول على الرعاية الصحية الكافية بالعلاج داخل المستشفيات والمراكز الصحية التابعة للجامعة.
3. حق الطالب في الاستفادة من خدمات ومرافق الجامعة ( الكتاب الجامعي – السكن الجامعي – المكتبات المركزية والفرعية – الملاعب الرياضية – المطاعم – مواقف السيارات - ..... وغيرها ) .. وذلك وفقاً للوائح والنظم المعمول بها بالجامعة .
4. حق الطالب في الحصول على الحوافز والمكافآت المادية المقررة نظامياً.
5. حق الطالب في الترشيح للدورات التدريبية، والبرامج والرحلات الداخلية والخارجية، وزيادة مشاركته في الأنشطة الثقافية، وكذلك المشاركة في أنشطة خدمة المجتمع المحلى والأعمال التطوعية .
6. حق الطالب في الشكوى أو التظلم من أي أمر يتضرر منه في علاقته مع أعضاء هيئة التدريس أو القسم أو الكلية أو أي وحدة من وحدات الجامعة، ويكون تقديم الشكوى أو التظلم وفقاً للقواعد المنظمة لوحدة حماية الحقوق الطلابية، وتمكين الطالب من معرفة مصير شكواه من قِبل الجهة المسؤولة عنها.
7. حق الطالب في تمكينه من الدفاع عن نفسه أمام أي جهة بالجامعة في أي قضية تأديبية تُرفع ضده، وعدم صدور العقوبة في حقه إلا بعد سماع أقواله، وذلك ما لم يثبت أن عدم حضوره كان لعذر غير مقبول، وذلك بعد استدعائه للمرة الثانية .
8. حق الطالب في التظلم من القرار التأديبـي الصادر ضده، وذلك وفقاً للقواعد المقررة في هذا الشأن بموجب أحكام تأديب الطلاب
9. حق الطالب في الحفاظ على محتويات ملفه داخل الجامعة، ونزاهة التعامل معه وعدم تسليم أيٍ منها إلا للطالب نفسه أو ولى أمره أو من يفوضه بذلك رسمياً، ما عدا الحالات التي يُطلب فيها تسليم أو معرفة محتويات ذلك الملف من قِبل جهات التحقيق أو أجهزة القضاء أو لجهةٍ حكومية أخرى، ولا يجوز إفشاء أو نشر محتويات ملفه ما لم يكن ذلك النشر نتيجة لقرار بعقوبة تأديبية في حق الطالب .
10. حق الطالب من ذوى الإحتياجات الخاصة في الحصول على الخدمة اللائقة والمناسبة لإحتياجاته وفقاً للأنظمة والقواعد الخاصة بهذا الشأن.
ثالثاً : إلتزمات الطالب الجامعي
أ / في المجال الأكاديمي :
1. التزام الطالب بالانتظام في الدراسة، والقيام بكافة المتطلبات الدراسية، في ضوء القواعد والمواعيد المنظمة لبدء الدراسة ونهايتها والتحويل والتسجيل والإعتذار والحذف والإضافة ، وذلك وفقاً للأحكام الواردة باللوائح والأنظمة السارية بالجامعة .
2. التزام الطالب باحترام أعضاء هيئة التدريس والموظفين والعمال من منسوبي الجامعة، وغيرهم من منسوبي الشركات المتعاقدة مع الجامعة، وغيرهم من الطلاب داخل الجامعة وكذلك الضيوف والزائرين لها، وعدم التعرض لهم بالإيذاء بالقول أو الفعل بأي صورةٍ كانت .
3. التزام الطالب باحترام القواعد والترتيبات المتعلقة بسير المحاضرات والانتظام والنظام فيها، وعدم التغيب عنها إلا بعذر مقبول وفقاً للوائح والأنظمة.
4. التزام الطالب عند إعداد البحوث والمتطلبات الدراسية الأخرى للمقررات بعدم الغش فيها، أو المشاركة في الغش عند إعداده بأي صورة كانت، أو نسبة عمل الغير إلى الطالب، أو اللجوء إلى أية
5. وسيلة غير مشروعة لإعداد تلك البحوث والتقارير والأوراق والدراسات أو غيرها من المتطلبات الأساسية للمقرر.
6. التزام الطالب بالقواعد والترتيبات المتعلقة بالاختبارات والنظام فيها، وعدم الغش أو محاولته أو المساعدة في ارتكابه بأي صورةٍ من الصور، أو تصرف من التصرفات، أو انتحال شخصية، أو التزوير، أو إدخال مواد أو أجهزة ممنوعة في قاعة الاختبار أو المعامل .
7. التزام الطالب بالإرشادات والتعليمات التي يوجهها المسؤول أو المراقب في قاعة الاختبارات أو المعامل، وعدم الإخلال بالهدوء أثناء أداء الاختبارات .
8. يلتزم الطالب بتسجيل البريد الالكتروني في الموقع الرسمي للجامعة، والتأكد من أنه يعمل بشكل صحيح وعليه كذلك قراءة بريده الإلكتروني بشكل يومي لمتابعة ما قد يرسل خلاله من إعلانات أو خلافه.
9. يلتزم الطالب بدفع الغرامات المالية التي تفرض عليه من قبل الجامعة بسبب مخالفة وقعت منه، أو تسبب فيها.
ب / في المجال غير الأكاديمي :
1. التزام الطالب بأنظمة الجامعة ولوائحها وتعليماتها والقرارات الصادرة تنفيذاً لها، وعدم التحايل عليها أو انتهاكها أو تقديم وثائق مزورة للحصول على أي حق أو ميزة خلافاً لما تقضي به الأحكام ذات العلاقة.
2. التزام الطالب بحمل البطاقة الجامعة أثناء وجود الطالب في الجامعة، وتقديمها للموظفين أو أعضاء هيئة التدريس عند طلبها من قِبلهم، وعند إنهاء أي معاملة للطالب داخل الجامعة .
3. التزام الطالب بعدم التعرض لممتلكات الجامعة بالإتلاف أو العبث بها أو تعطيلها عن العمل، أو المشاركة في ذلك سواءً ما كان منها مرتبطاً بالمباني أو التجهيزات .
4. التزام الطالب بالتعليمات الخاصة بترتيب وتنظيم واستخدام مرافق الجامعة وتجهيزاتها للأغراض المخصصة لها، ووجوب الحصول على إذنٍ مسبق من الجهة المختصة لاستعمال تلك المرافق أو التجهيزات عند رغبة استخدامها أو الانتفاع منها في غير ما أعدّت له .
4. التزام الطالب بالزى والسلوك المناسبين للأعراف الجامعية والإسلامية ، وبعدم القيام بأية أعمال مخلّة بالأخلاق الإسلامية أو الآداب العامة المرعيّة داخل الجامعة .
5. التزام الطالب بالهدوء والسكينة داخل مرافق الجامعة، والامتناع عن التدخين فيها، وعدم إثارة الشغب أو التجمع غير المشروع.
اللجنة الدائمة لحقوق الطلاب
أولاً : تشكيل اللجنة :
تنشأ هذه اللجنة الدائمة بقرار من معالي مدير الجامعة، وتكون برئاسة سعادة وكيل الجامعة للشؤون التعليمية، وينوبه عميد شؤون الطلاب، ويكون من أعضائها عميد القبول والتسجيل ومجموعة من أعضاء هيئة التدريس بالجامعة، بالإضافة إلى بعض المختصين فًي المجال الشرعي والقانوني.
وتنبثق عن هذه اللجنة لجنة أخرى نسائية يرأسها سعادة وكيل الجامعة للشؤون التعليمية ، وينوب عنه في هذه اللجنة عميد شؤون الطلاب، وتتشكل هذه اللجنة من مجموعة من عضوات من هيئة التدريس من كليات البنات، ولمدير الجامعة زيادة عدد الأعضاء في اللجنتين بما يتناسب و مقتضيات العمل.
وتعقد اللجنتان اجتماعاتهما بصفة دورية حسب ما تقتضيه مصلحة العمل، وتباشر مهامهما بما يضمن سرعة إنجاز مسؤولياتهما، وتنظر في كل ما يدخل ضمن نطاق اختصاصهما.
ثانياً : مهام اللجنة :
1 -استقبال ا الشكوى والتظلمات الطلابية مباشرة في مقرها الرئيسً أو عبر ممثليها في الجامعة.
2 -دراسة الشكاوى والتظلمات المحالة إليها من قبل معالي مدير الجامعة.
3 -دارسة الشكاوى والتظلمات والبت فيها وإصدار القرارات خلال المدة القانونية.
ثالثاً: أهداف اللجنة :
تسعى اللجنة لتحقيق الأهداف الآتية :-
1 -العناية بالشكاوى والتظلمات الطلابية بالتحقيق والبت و العمل على إقرار الحق فيها.
2 -إيجاد مجتمع جامعً متجانس تسود فيه روح التعاون المتبادل بين أفراده .
3 -إقرار مبدأ العدالة والمساواة بوصفه دعامة أساسية في بناء مجتمع مثالي داخل الجامعة .
4 -دعم حقوق الطلاب على أسس تتوافق مع الأنظمة العامة والأنظمة واللوائح المطبقة بالجامعة.
5 -إنماء ثقافة العدل والإنصاف وحقوق الإنسان بين الطلاب .
6 -توعية الطلاب بحقوقهم الجامعية وطرق الحصول عليها عبر القنوات النظامية داخل الجامعة.
رابعاً: رفض الشكوى والتظلم :
1ـ يحق للجنة الدائمة عدم قبول الشكوى أو التظلم إذا لم تتبع الإجراءات اللازمة لتقديمها، ولها حق الرفض إذا تبين عدم الجدية، أو عدم كفاية الأدلة على ثبوت الواقعة، ويصدر بذلك قرار مسبب بالحفظ. ويصبح قراراً نهائياً غير قابل للتظلم منه بعد اعتماده من معالي مدير الجامعة .
2ـ يحق للجنة إحالة الشكوى الى الجهة المختصة إذا رأت ذلك بعد موافقة معالي مدير الجامعة.
خامساً: الشكوى الكيدية :
يجوز للجنة الدائمة عند ثبوت كيدية الشكوى أن تصدر توصياتها بإحالة الطالب المدعي للجنة الدائمة لتأديب الطلاب بالجامعة .
سادساً: المدد النظامية لتقديم الشكوى والبت فيهاً من تاريخ حدوث الواقعة :
1ـ المدة النظامية لتقديم الشكوى أو التظلم خلال خمسة عشر يوماً من وقوع الشكوى والتظلم – عدا فترة الإجازة.
2ـ تبت اللجنة الدائمة في الشكاوى والتظلمات التي ترى جديتها خلال ثلاثين يوماً من تاريخ تقديمها أو من تاريخ الإحالة، ما لم ترى اللجنة ضرورة في تمديد المدة على أن لايتجاوز هذا التمديد خمسة عشر يوماً، وتعرض هذه التوصيات على معالي مدير الجامعة لاعتمادها أو اتخاذ القرار الذي يراه مناسباً بشأنها على ضوء التحقيق الذي تم فيها، ولمدير الجامعة عرض القرار على مجلس الجامعة لاعتماده، ويكون قرار مدير الجامعة أو قرار مجلس الجامعة نهائياً غير قابل للطعن.
سابعاً : قواعد وضوابط رفع الشكوى أمام اللجنة :
إجراءات وضوابط تقديم الشكوى أو التظلم للجنة الدائمة :
1 -أن يتقدم بالشكوى أو التظلم بمقر اللجنة الدائمة أو عبر ممثلي اللجنة من تاريخ حدوث الواقعة محل الشكوى.
2 -يسقط حق الطالب في التقدم بالشكوى أو التظلم بعد مرور خمسة عشر يوماً من حدوث الواقعة محل الشكوى .
3 -لا يجوز للطالب أن يتقدم بأكثر من شكوى أو تظلم عن ذات الواقعة .
4 - لا تقبل الشكوى أو التظلم إلا من خلال النموذج المعد لذلك، وتعبئة كامل البيانات الواردة فيه بالدقة والوضوح اللازمين، وبالاختصار الذي لا يخل بالمضمون، ويتم تسليم هذا النموذج إلى اللجنة أو أحد ممثليها.
5 - تسليم النموذج لممثل اللجنة واستلام سند إفادة برقم وتاريخ الشكوى يفيد تسليمه للشكوى، وقيدها بسجل اللجنةً من تاريخها.
6 -على الطالب المتابعة بمراجعة ممثل اللجنة في مقرها خلال مدة ثلاثين يوماً من تقديم الشكوى أو التظلم .
ثامناً : الشكوى وحق الدفاع للمدعي عليه :
يجب على المدعى عليه الرد على مضمون الشكوى كتابياً خلال أسبوع من تاريخ إخطاره من قبل رئيسه المباشر بذلك رسمياً، عوضاً عن المثول أمام اللجنة شخصياً، ما لم تر اللجنة ضرورة لذلك، وفي حالة عدم الرد يسقط حق الدفاع للمدعى عليه، ويحق للجنة الحكم عليه غيابياً ما لم يتقدم بعذر تقبله اللجنة.
تاسعاً : مدة الطعن والتظلم من قرار اللجنة الدائمة :
يحق للطالب الطعن لدى معالي مدير الجامعة في قرار اللجنة بعد خمسة عشر يوماً من تاريخ علمه بالقرار.
عاشراً : اجتماعات اللجنة الدائمة :
تعقد اللجنة اجتماعها الدوري بدعوة من رئيسها بحسب ما تقتضيه الحاجة، ويكون الانعقاد صحيحاً بحضور أغلبية الأعضاء على أن يكون من بينهم الرئيس، وتصدر قرارات اللجنة بالأغلبية، وفي حالة تساوي الأصوات يرجح الجانب الذي فيه الرئيس.
الفصل الأول : الأحكام العامة
نشأة الصندوق ومقره
المادة الأولى:
يجوز أن ينشأ صندوق للطلاب بكل مؤسسة تعليمية وبأي فرع من فروعها، أو صندوق عام تتبعه وترتبط به صناديق فرعية ويعد وحدة من وحدات المؤسسة التعليمية أو الفرع، ويكون للصندوق استقلال مالي وإداري وفق أحكام هذه اللائحة، ويرتبط مباشرة بمدير المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص.
المادة الثاني:
يكون مقر الصندوق بالمقر الرئيسي للمؤسسة التعليمية أو الفرع.
المادة الثالثة:
يهدف الصندوق إلى تقديم الخدمات للطلاب المنتظمين وعلى الأخص:
1- تقديم الإعانات والقروض للطلاب.
2- إقامة مشروعات استثمارية خدمية نافعة للطلاب كالمقاصف وأعمال الطباعة والنسخ والتصوير وتأمين الأدوات المكتبية والعلمية وما يماثلها.
3- دعم الأنشطة الطلابية وتقديم الجوائز للمتفوقين فيها.
المادة الرابعة:
يتولى إدارة الصندوق مجلس إدارة يشكل بقرار من مدير المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص وذلك على النحو التالي:
1- عميد شؤون الطلاب أو من يماثله في مؤسسات التعليم العالي الأخرى – رئيساً
2- أحد وكلاء عميد شؤون الطلاب أو من يماثله في مؤسسات التعليم العالي الأخرى – نائباً للرئيس
3- ثلاثة من أعضاء هيئة التدريس بالمؤسسة التعليمية من ذوي الاهتمام – أعضاء
4- ثلاثة من الطلاب ذوي الكفاءة والنشاط – أعضاء
5- المراقب المالي في المؤسسة التعليمية أو أحد المتخصصين في الشؤون المالية في المؤسسات التعليمية الأخرى- عضواَ
6-المدير التنفيذي لصندوق الطلاب – عضواً
ويكون تعيين الأعضاء في الفقرات ( 2 – 3 – 4) بترشيح من رئيس مجلس الإدارة ولمدة سنتين قابلة للتجديد لمرة واحدة مع مراعاة التناوب بين الكليات كلما أمكن ذلك.
ويحدد مدير المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص مكافأة حضور جلسات الإدارة وفقاُ لنظام اللجان الدائمة.
المادة الخامسة:
يختص مجلس الإدارة باقتراح السياسيات العامة والإشراف على النواحي الفنية والإدارية والمالية واتخاذ القرارات اللازمة لتحقيق أهدافه التي أنشئ من أجلها وله على الأخص:
1-دراسة مشروع الميزانية التقديرية للصندوق أو أية تعديلات عليها تمهيداً لإقرارها من مدير المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص.
2-دراسة سبل زيادة موارد الصندوق.
3-التوصية بقبول المنح والوصايا والهبات والتبرعات التي تقدم للصندوق وفقاً لما تقضي به اللائحة المنظمة للشؤون المالية في الجامعة.
4-تقييم دراسات الجدوى الاقتصادية للمشاريع الاستثمارية تمهيداً لإقرارها من مدير المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص.
5-مع مراعاة أحكام الفقرة السابقة لمجلس الإدارة إقرار أسعار السلع والخدمات التي يقدمها الصندوق عن طريق مشاريعه الاستثمارية وتعديلها إذا اقتصت المصلحة ذلك.
6-دراسة الحساب الختامي للصندوق بعد مراجعته من قبل مراجع الحسابات الخارجي تمهيداً للمصادقة عليه من مدير المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص.
7- التأكد من تنفيذ الأعمال المتعلقة بالصندوق طبقاً للائحته وميزانيته المعتمدة.
8- الموافقة على تعيين موظفي ومتعاوني الصندوق.
9- تحديد الرواتب والبدلات والمكافآت وأي ميزات أخرى للعاملين بالصندوق شريطة ألا يتجاوز ذلك ما هو مطبق بنظام الخدمة المدنية ولوائحه وكذا نظام العمل والعمال تمهيداً لإقرارها من مجلس المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص.
10- اقتراح التعديلات على هذه اللائحة تمهيداً لعرضها على مجلس المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص لاتخاذ ما يلزم.
11- رفع تقارير دورية لمدير المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص توضح نشاط الصندوق وأعماله ووضعه المالي كما يرفع تقريراً شاملاً في نهاية كل سنة مالية عن أعمال المجلس خلال العام .
12- النظر في الموضوعات التي يحيلها مدير المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص أو يقترحها رئيس مجلس الإدارة أو أحد أعضائه.
المادة السادسة:
يجتمع مجلس الإدارة مرة كل شهر بدعوة من رئيسه أو نائبه في حالة غيابه، وتوجه الدعوة قبل موعد الاجتماع بأسبوع على الأقل ويرفق بها جدول الأعمال ، ويجوز لرئيس المجلس أو نصف عدد الأعضاء دعوة المجلس إلى اجتماع استثنائي أو أكثر إذا دعت الحاجة لذلك، ولا يصح انعقاد المجلس إلا إذا حضر الاجتماع ثلثا أعضائه على الأقل، وتصدر قراراته بالأغلبية المطلقة لأصوات الحاضرين وعند التساوي يرجح الجانب الذي فيه الرئيس، وتعرض محاضر مجلس الإدارة على مدير المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص لإقرارها.
المادة السابعة:
يعين للصندوق مدير تنفيذي ومساعد له –بترشيح من رئيس مجلس الإدارة وموافقة المجلس- على أن يكون من السعوديين المؤهلين، وأن يكون أحدهما من ذوي الخبرة في الشؤون المالية لشغل مثل هذه الوظائف, ويشترط في المدير التنفيذي أن يكون مسؤولاً أمام مجلس الإدارة عن تنفيذ سياسة الصندوق وتطبيق لوائحه وإدارته وتصريف شؤونه وانتظام العمل به والمحافظة على أمواله وممتلكاته وله على الأخص ما يلي :
1- تنفيذ قرارات مجلس الإدارة في ضوء أحكام هذه اللائحة.
2- الإشراف على موظفي الصندوق وإدارته طبقاً للصلاحيات المخولة له.
3- الإشراف على أعمال جرد العهد والموجودات والسلف.
4- الإشراف على إعداد الميزانية التقديرية والقوائم المالية وتقديمها لمجلس الإدارة في مواعيدها.
5- متابعة تسديد القروض والرفع لمجلس الإدارة عن المتأخرين عن التسديد ومقترحات التحصيل المناسبة.
6- الاحتفاظ بجميع الأوراق ذات القيمة مثل الشيكات ومستندات التحصيل وغيرها ويسلم للمختص منها ما تقتضية حاجة العمل.
7- القيام بما يكلفه به مجلس الإدارة من أعمال في حدود اختصاصه.
المادة الثامنة:
يكون للصندوق ميزانية خاصة تتضمن موارده ومصروفاته، والسنة المالية للصندوق هي السنة المالية للمؤسسة التعليمية.
المادة التاسعة:
يعد الصندوق ميزانيته التقديرية مشتملة على موارده حسب مصادرها ومصروفاته المتوقعة وفق بنودها ويقدمها المدير التنفيذي إلى مجلس الإدارة قبل بداية السنة المالية بثلاثة أشهر على الأقل لدراستها تمهيداً للمصادقة عليها من مدير المؤسسة التعليمية.
المادة العاشرة:
يجوز أثناء السنة المالية إجراء مناقلات بين بنود الصرف ، كما يجوز زيادة إجمالي تقدير المصروفات سواء بإنشاء أنواع جديدة من المصروفات لم تكن مدرجة بالميزانية التقديرية ، أو زيادة اعتماد أنواع قائمة وذلك باقتراح من مجلس الإدارة وموافقة مدير المؤسسة التعليمية.
المادة الحادية عشرة:
تتكون موارد الصندوق من :
1-الدعم الذي يمكن أن تقدمه المؤسسة التعليمية للصندوق.
2-اشتراكات طلاب المؤسسة التعليمية وتستقطع من مكافأتهم الشهرية بواقع عشرة ريالات من كل طالب أو طالبة لا تقل مكافأته الشهرية عن (850) ريال وبواقع خمسة ريالات إذا كانت المكافأه تقل عن ذلك.
3-عائد المشروعات الاستثمارية التي يقيمها الصندوق .
4- التبرعات والهبات والمنح والوصايا التي يقدمها الأفراد والمؤسسات.
5- الدعم الذي يمكن أن يخصصه صندوق التعليم العالي لصندوق الطلاب.
المادة الثانية عشرة:
تشتمل مصروفات الصندوق على ما يلي:
1- الإعانات والقروض المقدمة للطلاب.
2- المبالغ السنوية المخصصة لإقامة مشاريع استثمارية.
3- المبالغ المخصصة لدعم الأنشطة الدينية والاجتماعية والثقافية والعلمية والرياضية بما في ذلك جوائز المتفوقين في هذه الأنشطة.
4- المصروفات التشغيلية اللازمة لتيسير أعمال الصندوق.
المادة الثالثة عشرة:
يكون للصندوق حساب رئيسي في مؤسسة النقد العربي السعودي أو فروعها أو بأحد البنوك الوطنية في الأماكن التي لا يوجد بها فروع لمؤسسة النقد العربي السعودي تودع بها أرصدة وموارد الصندوق، وذلك بموافقة مدير المؤسسة التعليمية ووزارة المالية والاقتصاد الوطني، مع جواز فتح حساب في بنك محلي للمصروفات الجارية للصندوق.
المادة الرابعة عشرة:
يجب أن يكون الصرف في حدود اعتمادات الميزانية التقديرية المعتمدة للصندوق.
المادة الخامسة عشرة:
لا يحوز صرف أي مبلغ من أموال الصندوق إلاّ بموجب مستندات اصلية معتمدة من صاحب الصلاحية وفقاً لأحكام هذه اللائحة ، ويجوز لمجلس الإدارة الترخيص بالصرف بصور المستندات أو بمستندات (بدل فاقد) بعد الحصول على موافقة ديوان المراقبة العامة بما لا يتجاوز مليون ريال ، مع عدم سابقة الصرف مع اتخاذ الإجراءات التي تحول دون الصرف في حالة ظهور المستندات الأصلية.
المادة السادسة عشرة :
تتم جميع مصروفات الصندوق بشيكات مسحوبة على الحساب الجاري للصندوق بالبنك تحمل توقيعين لكل من رئيس مجلس الإدارة والمدير التنفيذي أو من يقوم مقامهما في حالة غيابهما، مع مراعاة ما ورد في المادة الثامنة عشرة من هذه اللائحة.
المادة السابعة عشرة :
في حالة فقد شيك يجب إخطار البنك المسحوب عليه فوراً لوقف صرف الشيك ويتحمل المتسبب في فقده مصروفات النشر وغيرها التي يطلبها البنك ولا يتم سحب شيك جديد بدلاً من الشيك المفقود إلا بعد ورود إخطار من البنك يفيد بعدم صرفه.
المادة الثامنة عشرة :
يجوز تخصيص سلفة مستديمة يحدد مبلغها مجلس الإدارة تستخدم لصرف المصروفات التشغيلية العاجلة اللازمة لتسيير أعمال الصندوق التي لا تزيد قيمتها عن الألف ريال وفقاً للضوابط التالية:
1- يتم الصرف باعتماد المدير التنفيذي أو من يقوم مقامه.
2-عدم جواز تجزئة المنصرف على غرض محدد بذاته بقصد صرفه من السلفة.
3- يراجع المنصرف من السلفة من قبل مجلس الإدارة كل ستة أشهر ليتم تعديل مبلغها لتكون في حدود متوسط المنصرف لهذه المدة.
4-يتم استعاضة السلفة بموافقة رئيس مجلس الإدارة أو من يقوم مقامه كلما قاربت على النفاذ ويجب أن تقفل في نهاية السنة المالية وتوريد المتبقي منها لحساب الصندوق .
5- يقوم المدير التنفيذي شهرياً وبشكل مفاجئ بجرد السلفة ومطابقة ذلك بما هو مقيد بالدفاتر.
المادة التاسعة عشرة:
يكون الصرف من الصندوق في حال القروض والإعانات وفقاً للضوابط التالية:
1- تقديم طلب القرض أو الإعانات على النموذج المعد لذلك.
2-دراسة حالة الطالب والتنسيق في ذلك مع الجهات ذات العلاقة بما في ذلك الكلية والقسم.
3- تعرض الطلبات على مجلس الإدارة للبت فيها وتحديد مبلغ الإعانة أو مبلغ القرض ومدة سداده.
4-يجوز لرئيس مجلس الإدارة في الحالات العاجلة صرف مبلغ لا يتجاوز (500) ريال في حال الإعانة و (1000) ريال في حال القرض على أن يعرض الأمر على مجلس الإدارة في أول جلسة للعلم والإحاطة.
5- يتم تسديد القرض في الموعد المقرر وذلك بخصمه من مكافأة الطالب الشهرية على ألا يتجاوز ما يخصم شهرياً 25% من قيمة المكافأة الشهرية وذلك ما لم يقرر مجلس الإدارة خلاف ذلك.
6-عدم إخلاء طرف الطالب المقترض من المؤسسة التعليمية حتى يتم التأكد من سداده لكامل القرض.
7- يجوز بموافقة مجلس الإدارة بناء على توصية رئيس مجلس الإدارة إعفاء الطالب من سداد باقي القرض في الحالات الضرورية.
المادة العشرون :
يكون الصرف من الصندوق لدعم الأنشطة الطلابية وتقديم الجوائز للمتفوقين فيها وفقاً للضوابط التالية:
1- يتقدم المسؤول عن النشاط بطلب إلى رئيس المجلس مشفوعاً بما يلي:
أ – الأنشطة التفصيلية ووقت تنفيذها.
ب – الميزانية التقديرية لتنفيذها مع إيضاح مبلغ التمويل من ميزانية المؤسسة التعليمية إن وجد والدعم المطلوب من الصندوق.
2- التأكد من توفر المبلغ في ميزانية الصندوق تمهيداً لعرضه على مجلس الإدارة للبت فيه.
3- يجوز لرئيس مجلس الإدارة في حال الاستعجال وتقييمه للحالة صرف جزء من الدعم المطلوب قبل العرض على مجلس الإدارة على أن يعرض على المجلس في جلسته التالية لأخذ موافقته على ذلك على ألا يتجاوز المبلغ 20% من الدعم المطلوب.
4-يصرف المبلغ للمسؤول عن النشاط سلفة مؤقته بعد موافقة مجلس الإدارة.
5- يقدم المسؤول عن النشاط المستندات المؤيدة للصرف وما يؤيد ما قد يتبقى من السلفة لحساب الصندوق لرئيس مجلس الإدارة وتقفل خلال خمسة عشر يوماً من تاريخ انتهاء الغرض الذي صرفت من أجله.
المادة الحادية والعشرون:
يكون الصرف من الصندوق لإقامة المشروعات الاستثمارية وفقاً للضوابط التالية:
1- وجود دراسة جدوى اقتصادية للمشروع معتمدة من مدير المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص.
2-أن يكون الاعتماد المخصص للمشروع في ميزانية الصندوق يسمح بالصرف .
3- أن يتم تنفيذها وفقاً لأحكام المادة (23) من هذه اللائحة.
4- أن يتم الصرف وفقاً لتقديم العمل وبموجب المستندات المؤيدة لذلك بعد اعتمادها من مجلس الإدارة.
المادة الثانية والعشرون:
يطبق على عمليات تأمين مشتريات الصندوق ومشروعاته القواعد والإجراءات التي تطبق بالمؤسسة التعليمية وما يطرأ عليها من تعديلات أو تفسيرات من الجهات المختصة وذلك في حدود الصلاحيات المالية التالية:
أ – لمجلس الإدارة التوصية بالبت في المنافسات وقبول العطاء الوحيد المقدم في المنافسة إذا كانت هناك مبررات قويه لذلك، وكذلك التوصية بتمديد مدة العقد إذا كان التأخير ناتجاً عن تكليف المتعاقد بأعمال جديدة صدر الأمر بها وفقاً لأحكام هذه اللائحة في وقت لا يسمح بأدائها في باقي المدة المحددة بالعقد أو إذا كان الأمر صادراً بإيقاف الأعمال لأسباب لا دخل للمتعاقد فيها أو كان الإيقاف نتيجة ظروف قاهرة والرفع بذلك لمدير المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص للموافقة.
ب – تكون صلاحيات التأمين المباشر كما يلي:
- بما لا يتجاوز (20.000) عشرون ألف ريال للمدير التنفيذي.
- بما لا يتجاوز (100.000) مائة ألف ريال لرئيس مجلس الإدارة.
- ما زاد على ذلك يكون لمدير المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص.
ج – تعتمد نتيجة المزايدة من رئيس مجلس الإدارة إذا لم تتجاوز قيمة المبيع (100.000) مائة ألف ريال ومن مدير المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص إذا تجاوزت القيمة ذلك.
ويتولى مجلس الإدارة تشكيل اللجان اللازمة لتأمين مشتريات الصندوق وتنفيذ أعماله مشرعاته.
المادة الثالثة والعشرون:
تطبق على مستودعات الصندوق الأحكام والقواعد والإجراءات المطبقة بالمؤسسة التعليمية.
المادة الرابعة والعشرون:
يطبق على مستندات الصندوق وسجلاته ودفاتره ووثائقه قواعد الحفظ المطبقة بالمؤسسة التعليمية.
المادة الخامسة والعشرون:
تتم مراجعة حسابات الصندوق من قبل مراجع حسابات خارجي وفق ما ورد باللائحة المنظمة للشؤون المالية في الجامعات فيما يختص بحقوقه وواجباته، ويقدم تقاريره إلى مجلس الإدارة تمهيداً لرفعها لمدير المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص.
المادة السادسة والعشرون :
يخضع الصندوق لرقابة ديوان المراقبة العامة وفقاً لصلاحيات الديوان المقررة بنظامه وفي إطار الأحكام الواردة بهذه اللائحة.
المادة السابعة والعشرون :
يعد الصندوق وحدة محاسبية تستخدم نظام المحاسبة المالية القائم على أساس الاستحقاق لقيد وتسجيل إيرادات الصندوق ومصروفاته وفي قياس نتائج نشاطه وتصوير قوائمه المالية مع مراعاة ما يلي:
1- يكون للمشروعات الاستثمارية التي يقيمها الصندوق حسابات ختامية تظهر بوضوح نتائج أعمال كل مشروع على حدة وترحل نتائجها من ربح أو خسارة لحساب الإيرادات والمصروفات الذي يعد لإظهار نتائج أعمال الصندوق.
2- يفتح حساب باسم (المال الاحتياطي المتجمع) يمثل الفرق بين أصول الصندوق وخصومه ويظهر بقائمة المركز المالي يرحل إليه نتائج أعمال الصندوق كما يظهرها حساب الإيرادات والمصروفات.
3- تمسك سجلات مراقبة لكافة أصول الصندوق بالكمية والقيمة.
المادة الثامنة والعشرون :
يعد الصندوق حساباته الختامية وقوائمه المالية ويرفعها لمجلس الإدارة مرفقاً بها تقرير مراقب الحسابات في ميعاد غايته أربعة أشهر من انتهاء السنة المالية لدراستها تمهيداً للتصديق عليها من مجلس المؤسسة التعليمية مع تزويد ديوان المراقبة العامة بنسخة منها.
المادة التاسعة والعشرون :
يخضع موظفو الصندوق فيما يتعلق بتأديبهم للأحكام المعمول بها في المؤسسة التعليمية.
المادة الثلاثون:
كل ما لم يرد بشأنه نص في هذه اللائحة تطبق بشأنه اللوائح المطبقة بالمؤسسة التعليمية ويتم إعداد قواعد تنفيذية تنظم إجراءات الصرف والإيداع والدفاتر والسجلات المستخدمة في صناديق الطلاب طالما أن هذه الصناديق تطبق نظام المحاسبة المالية القائم على أساس الاستحقاق (النظام التجاري) وفقاً لنص المادة (27) من مشروع اللائحة ، وتعتمد هذه القواعد التنفيذية من مجلس التعليم العالي.
المادة الحادية والثلاثون:
يعمل بهذه اللائحة اعتباراً من بداية السنة المالية التالية لتاريخ اعتمادها ويُلغى كل ما يتعارض معها من أحكام.
اللائحة الأساسية لصناديق الطلبة بالمؤسسات التعليمية
الفصل الأول : الأحكام العامة
نشأة الصندوق ومقره
المادة الأولى:
يجوز أن ينشأ صندوق للطلاب بكل مؤسسة تعليمية وبأي فرع من فروعها، أو صندوق عام تتبعه وترتبط به صناديق فرعية ويعد وحدة من وحدات المؤسسة التعليمية أو الفرع، ويكون للصندوق استقلال مالي وإداري وفق أحكام هذه اللائحة، ويرتبط مباشرة بمدير المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص.
المادة الثاني:
يكون مقر الصندوق بالمقر الرئيسي للمؤسسة التعليمية أو الفرع.
المادة الثالثة:
يهدف الصندوق إلى تقديم الخدمات للطلاب المنتظمين وعلى الأخص:
1- تقديم الإعانات والقروض للطلاب.
2- إقامة مشروعات استثمارية خدمية نافعة للطلاب كالمقاصف وأعمال الطباعة والنسخ والتصوير وتأمين الأدوات المكتبية والعلمية وما يماثلها.
3- دعم الأنشطة الطلابية وتقديم الجوائز للمتفوقين فيها.
المادة الرابعة:
يتولى إدارة الصندوق مجلس إدارة يشكل بقرار من مدير المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص وذلك على النحو التالي:
1- عميد شؤون الطلاب أو من يماثله في مؤسسات التعليم العالي الأخرى – رئيساً
2- أحد وكلاء عميد شؤون الطلاب أو من يماثله في مؤسسات التعليم العالي الأخرى – نائباً للرئيس
3- ثلاثة من أعضاء هيئة التدريس بالمؤسسة التعليمية من ذوي الاهتمام – أعضاء
4- ثلاثة من الطلاب ذوي الكفاءة والنشاط – أعضاء
5- المراقب المالي في المؤسسة التعليمية أو أحد المتخصصين في الشؤون المالية في المؤسسات التعليمية الأخرى- عضواَ
6-المدير التنفيذي لصندوق الطلاب – عضواً
ويكون تعيين الأعضاء في الفقرات ( 2 – 3 – 4) بترشيح من رئيس مجلس الإدارة ولمدة سنتين قابلة للتجديد لمرة واحدة مع مراعاة التناوب بين الكليات كلما أمكن ذلك.
ويحدد مدير المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص مكافأة حضور جلسات الإدارة وفقاُ لنظام اللجان الدائمة.
المادة الخامسة:
يختص مجلس الإدارة باقتراح السياسيات العامة والإشراف على النواحي الفنية والإدارية والمالية واتخاذ القرارات اللازمة لتحقيق أهدافه التي أنشئ من أجلها وله على الأخص:
1-دراسة مشروع الميزانية التقديرية للصندوق أو أية تعديلات عليها تمهيداً لإقرارها من مدير المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص.
2-دراسة سبل زيادة موارد الصندوق.
3-التوصية بقبول المنح والوصايا والهبات والتبرعات التي تقدم للصندوق وفقاً لما تقضي به اللائحة المنظمة للشؤون المالية في الجامعة.
4-تقييم دراسات الجدوى الاقتصادية للمشاريع الاستثمارية تمهيداً لإقرارها من مدير المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص.
5-مع مراعاة أحكام الفقرة السابقة لمجلس الإدارة إقرار أسعار السلع والخدمات التي يقدمها الصندوق عن طريق مشاريعه الاستثمارية وتعديلها إذا اقتصت المصلحة ذلك.
6-دراسة الحساب الختامي للصندوق بعد مراجعته من قبل مراجع الحسابات الخارجي تمهيداً للمصادقة عليه من مدير المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص.
7- التأكد من تنفيذ الأعمال المتعلقة بالصندوق طبقاً للائحته وميزانيته المعتمدة.
8- الموافقة على تعيين موظفي ومتعاوني الصندوق.
9- تحديد الرواتب والبدلات والمكافآت وأي ميزات أخرى للعاملين بالصندوق شريطة ألا يتجاوز ذلك ما هو مطبق بنظام الخدمة المدنية ولوائحه وكذا نظام العمل والعمال تمهيداً لإقرارها من مجلس المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص.
10- اقتراح التعديلات على هذه اللائحة تمهيداً لعرضها على مجلس المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص لاتخاذ ما يلزم.
11- رفع تقارير دورية لمدير المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص توضح نشاط الصندوق وأعماله ووضعه المالي كما يرفع تقريراً شاملاً في نهاية كل سنة مالية عن أعمال المجلس خلال العام .
12- النظر في الموضوعات التي يحيلها مدير المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص أو يقترحها رئيس مجلس الإدارة أو أحد أعضائه.
المادة السادسة:
يجتمع مجلس الإدارة مرة كل شهر بدعوة من رئيسه أو نائبه في حالة غيابه، وتوجه الدعوة قبل موعد الاجتماع بأسبوع على الأقل ويرفق بها جدول الأعمال ، ويجوز لرئيس المجلس أو نصف عدد الأعضاء دعوة المجلس إلى اجتماع استثنائي أو أكثر إذا دعت الحاجة لذلك، ولا يصح انعقاد المجلس إلا إذا حضر الاجتماع ثلثا أعضائه على الأقل، وتصدر قراراته بالأغلبية المطلقة لأصوات الحاضرين وعند التساوي يرجح الجانب الذي فيه الرئيس، وتعرض محاضر مجلس الإدارة على مدير المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص لإقرارها.
المادة السابعة:
يعين للصندوق مدير تنفيذي ومساعد له –بترشيح من رئيس مجلس الإدارة وموافقة المجلس- على أن يكون من السعوديين المؤهلين، وأن يكون أحدهما من ذوي الخبرة في الشؤون المالية لشغل مثل هذه الوظائف, ويشترط في المدير التنفيذي أن يكون مسؤولاً أمام مجلس الإدارة عن تنفيذ سياسة الصندوق وتطبيق لوائحه وإدارته وتصريف شؤونه وانتظام العمل به والمحافظة على أمواله وممتلكاته وله على الأخص ما يلي :
1- تنفيذ قرارات مجلس الإدارة في ضوء أحكام هذه اللائحة.
2- الإشراف على موظفي الصندوق وإدارته طبقاً للصلاحيات المخولة له.
3- الإشراف على أعمال جرد العهد والموجودات والسلف.
4- الإشراف على إعداد الميزانية التقديرية والقوائم المالية وتقديمها لمجلس الإدارة في مواعيدها.
5- متابعة تسديد القروض والرفع لمجلس الإدارة عن المتأخرين عن التسديد ومقترحات التحصيل المناسبة.
6- الاحتفاظ بجميع الأوراق ذات القيمة مثل الشيكات ومستندات التحصيل وغيرها ويسلم للمختص منها ما تقتضية حاجة العمل.
7- القيام بما يكلفه به مجلس الإدارة من أعمال في حدود اختصاصه.
المادة الثامنة:
يكون للصندوق ميزانية خاصة تتضمن موارده ومصروفاته، والسنة المالية للصندوق هي السنة المالية للمؤسسة التعليمية.
المادة التاسعة:
يعد الصندوق ميزانيته التقديرية مشتملة على موارده حسب مصادرها ومصروفاته المتوقعة وفق بنودها ويقدمها المدير التنفيذي إلى مجلس الإدارة قبل بداية السنة المالية بثلاثة أشهر على الأقل لدراستها تمهيداً للمصادقة عليها من مدير المؤسسة التعليمية.
المادة العاشرة:
يجوز أثناء السنة المالية إجراء مناقلات بين بنود الصرف ، كما يجوز زيادة إجمالي تقدير المصروفات سواء بإنشاء أنواع جديدة من المصروفات لم تكن مدرجة بالميزانية التقديرية ، أو زيادة اعتماد أنواع قائمة وذلك باقتراح من مجلس الإدارة وموافقة مدير المؤسسة التعليمية.
المادة الحادية عشرة:
تتكون موارد الصندوق من :
1-الدعم الذي يمكن أن تقدمه المؤسسة التعليمية للصندوق.
2-اشتراكات طلاب المؤسسة التعليمية وتستقطع من مكافأتهم الشهرية بواقع عشرة ريالات من كل طالب أو طالبة لا تقل مكافأته الشهرية عن (850) ريال وبواقع خمسة ريالات إذا كانت المكافأه تقل عن ذلك.
3-عائد المشروعات الاستثمارية التي يقيمها الصندوق .
4- التبرعات والهبات والمنح والوصايا التي يقدمها الأفراد والمؤسسات.
5- الدعم الذي يمكن أن يخصصه صندوق التعليم العالي لصندوق الطلاب.
المادة الثانية عشرة:
تشتمل مصروفات الصندوق على ما يلي:
1- الإعانات والقروض المقدمة للطلاب.
2- المبالغ السنوية المخصصة لإقامة مشاريع استثمارية.
3- المبالغ المخصصة لدعم الأنشطة الدينية والاجتماعية والثقافية والعلمية والرياضية بما في ذلك جوائز المتفوقين في هذه الأنشطة.
4- المصروفات التشغيلية اللازمة لتيسير أعمال الصندوق.
المادة الثالثة عشرة:
يكون للصندوق حساب رئيسي في مؤسسة النقد العربي السعودي أو فروعها أو بأحد البنوك الوطنية في الأماكن التي لا يوجد بها فروع لمؤسسة النقد العربي السعودي تودع بها أرصدة وموارد الصندوق، وذلك بموافقة مدير المؤسسة التعليمية ووزارة المالية والاقتصاد الوطني، مع جواز فتح حساب في بنك محلي للمصروفات الجارية للصندوق.
المادة الرابعة عشرة:
يجب أن يكون الصرف في حدود اعتمادات الميزانية التقديرية المعتمدة للصندوق.
المادة الخامسة عشرة:
لا يحوز صرف أي مبلغ من أموال الصندوق إلاّ بموجب مستندات اصلية معتمدة من صاحب الصلاحية وفقاً لأحكام هذه اللائحة ، ويجوز لمجلس الإدارة الترخيص بالصرف بصور المستندات أو بمستندات (بدل فاقد) بعد الحصول على موافقة ديوان المراقبة العامة بما لا يتجاوز مليون ريال ، مع عدم سابقة الصرف مع اتخاذ الإجراءات التي تحول دون الصرف في حالة ظهور المستندات الأصلية.
المادة السادسة عشرة :
تتم جميع مصروفات الصندوق بشيكات مسحوبة على الحساب الجاري للصندوق بالبنك تحمل توقيعين لكل من رئيس مجلس الإدارة والمدير التنفيذي أو من يقوم مقامهما في حالة غيابهما، مع مراعاة ما ورد في المادة الثامنة عشرة من هذه اللائحة.
المادة السابعة عشرة :
في حالة فقد شيك يجب إخطار البنك المسحوب عليه فوراً لوقف صرف الشيك ويتحمل المتسبب في فقده مصروفات النشر وغيرها التي يطلبها البنك ولا يتم سحب شيك جديد بدلاً من الشيك المفقود إلا بعد ورود إخطار من البنك يفيد بعدم صرفه.
المادة الثامنة عشرة :
يجوز تخصيص سلفة مستديمة يحدد مبلغها مجلس الإدارة تستخدم لصرف المصروفات التشغيلية العاجلة اللازمة لتسيير أعمال الصندوق التي لا تزيد قيمتها عن الألف ريال وفقاً للضوابط التالية:
1- يتم الصرف باعتماد المدير التنفيذي أو من يقوم مقامه.
2-عدم جواز تجزئة المنصرف على غرض محدد بذاته بقصد صرفه من السلفة.
3- يراجع المنصرف من السلفة من قبل مجلس الإدارة كل ستة أشهر ليتم تعديل مبلغها لتكون في حدود متوسط المنصرف لهذه المدة.
4-يتم استعاضة السلفة بموافقة رئيس مجلس الإدارة أو من يقوم مقامه كلما قاربت على النفاذ ويجب أن تقفل في نهاية السنة المالية وتوريد المتبقي منها لحساب الصندوق .
5- يقوم المدير التنفيذي شهرياً وبشكل مفاجئ بجرد السلفة ومطابقة ذلك بما هو مقيد بالدفاتر.
المادة التاسعة عشرة:
يكون الصرف من الصندوق في حال القروض والإعانات وفقاً للضوابط التالية:
1- تقديم طلب القرض أو الإعانات على النموذج المعد لذلك.
2-دراسة حالة الطالب والتنسيق في ذلك مع الجهات ذات العلاقة بما في ذلك الكلية والقسم.
3- تعرض الطلبات على مجلس الإدارة للبت فيها وتحديد مبلغ الإعانة أو مبلغ القرض ومدة سداده.
4-يجوز لرئيس مجلس الإدارة في الحالات العاجلة صرف مبلغ لا يتجاوز (500) ريال في حال الإعانة و (1000) ريال في حال القرض على أن يعرض الأمر على مجلس الإدارة في أول جلسة للعلم والإحاطة.
5- يتم تسديد القرض في الموعد المقرر وذلك بخصمه من مكافأة الطالب الشهرية على ألا يتجاوز ما يخصم شهرياً 25% من قيمة المكافأة الشهرية وذلك ما لم يقرر مجلس الإدارة خلاف ذلك.
6-عدم إخلاء طرف الطالب المقترض من المؤسسة التعليمية حتى يتم التأكد من سداده لكامل القرض.
7- يجوز بموافقة مجلس الإدارة بناء على توصية رئيس مجلس الإدارة إعفاء الطالب من سداد باقي القرض في الحالات الضرورية.
المادة العشرون :
يكون الصرف من الصندوق لدعم الأنشطة الطلابية وتقديم الجوائز للمتفوقين فيها وفقاً للضوابط التالية:
1- يتقدم المسؤول عن النشاط بطلب إلى رئيس المجلس مشفوعاً بما يلي:
أ – الأنشطة التفصيلية ووقت تنفيذها.
ب – الميزانية التقديرية لتنفيذها مع إيضاح مبلغ التمويل من ميزانية المؤسسة التعليمية إن وجد والدعم المطلوب من الصندوق.
2- التأكد من توفر المبلغ في ميزانية الصندوق تمهيداً لعرضه على مجلس الإدارة للبت فيه.
3- يجوز لرئيس مجلس الإدارة في حال الاستعجال وتقييمه للحالة صرف جزء من الدعم المطلوب قبل العرض على مجلس الإدارة على أن يعرض على المجلس في جلسته التالية لأخذ موافقته على ذلك على ألا يتجاوز المبلغ 20% من الدعم المطلوب.
4-يصرف المبلغ للمسؤول عن النشاط سلفة مؤقته بعد موافقة مجلس الإدارة.
5- يقدم المسؤول عن النشاط المستندات المؤيدة للصرف وما يؤيد ما قد يتبقى من السلفة لحساب الصندوق لرئيس مجلس الإدارة وتقفل خلال خمسة عشر يوماً من تاريخ انتهاء الغرض الذي صرفت من أجله.
المادة الحادية والعشرون:
يكون الصرف من الصندوق لإقامة المشروعات الاستثمارية وفقاً للضوابط التالية:
1- وجود دراسة جدوى اقتصادية للمشروع معتمدة من مدير المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص.
2-أن يكون الاعتماد المخصص للمشروع في ميزانية الصندوق يسمح بالصرف .
3- أن يتم تنفيذها وفقاً لأحكام المادة (23) من هذه اللائحة.
4- أن يتم الصرف وفقاً لتقديم العمل وبموجب المستندات المؤيدة لذلك بعد اعتمادها من مجلس الإدارة.
المادة الثانية والعشرون:
يطبق على عمليات تأمين مشتريات الصندوق ومشروعاته القواعد والإجراءات التي تطبق بالمؤسسة التعليمية وما يطرأ عليها من تعديلات أو تفسيرات من الجهات المختصة وذلك في حدود الصلاحيات المالية التالية:
أ – لمجلس الإدارة التوصية بالبت في المنافسات وقبول العطاء الوحيد المقدم في المنافسة إذا كانت هناك مبررات قويه لذلك، وكذلك التوصية بتمديد مدة العقد إذا كان التأخير ناتجاً عن تكليف المتعاقد بأعمال جديدة صدر الأمر بها وفقاً لأحكام هذه اللائحة في وقت لا يسمح بأدائها في باقي المدة المحددة بالعقد أو إذا كان الأمر صادراً بإيقاف الأعمال لأسباب لا دخل للمتعاقد فيها أو كان الإيقاف نتيجة ظروف قاهرة والرفع بذلك لمدير المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص للموافقة.
ب – تكون صلاحيات التأمين المباشر كما يلي:
- بما لا يتجاوز (20.000) عشرون ألف ريال للمدير التنفيذي.
- بما لا يتجاوز (100.000) مائة ألف ريال لرئيس مجلس الإدارة.
- ما زاد على ذلك يكون لمدير المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص.
ج – تعتمد نتيجة المزايدة من رئيس مجلس الإدارة إذا لم تتجاوز قيمة المبيع (100.000) مائة ألف ريال ومن مدير المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص إذا تجاوزت القيمة ذلك.
ويتولى مجلس الإدارة تشكيل اللجان اللازمة لتأمين مشتريات الصندوق وتنفيذ أعماله مشرعاته.
المادة الثالثة والعشرون:
تطبق على مستودعات الصندوق الأحكام والقواعد والإجراءات المطبقة بالمؤسسة التعليمية.
المادة الرابعة والعشرون:
يطبق على مستندات الصندوق وسجلاته ودفاتره ووثائقه قواعد الحفظ المطبقة بالمؤسسة التعليمية.
المادة الخامسة والعشرون:
تتم مراجعة حسابات الصندوق من قبل مراجع حسابات خارجي وفق ما ورد باللائحة المنظمة للشؤون المالية في الجامعات فيما يختص بحقوقه وواجباته، ويقدم تقاريره إلى مجلس الإدارة تمهيداً لرفعها لمدير المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص.
المادة السادسة والعشرون :
يخضع الصندوق لرقابة ديوان المراقبة العامة وفقاً لصلاحيات الديوان المقررة بنظامه وفي إطار الأحكام الواردة بهذه اللائحة.
المادة السابعة والعشرون :
يعد الصندوق وحدة محاسبية تستخدم نظام المحاسبة المالية القائم على أساس الاستحقاق لقيد وتسجيل إيرادات الصندوق ومصروفاته وفي قياس نتائج نشاطه وتصوير قوائمه المالية مع مراعاة ما يلي:
1- يكون للمشروعات الاستثمارية التي يقيمها الصندوق حسابات ختامية تظهر بوضوح نتائج أعمال كل مشروع على حدة وترحل نتائجها من ربح أو خسارة لحساب الإيرادات والمصروفات الذي يعد لإظهار نتائج أعمال الصندوق.
2- يفتح حساب باسم (المال الاحتياطي المتجمع) يمثل الفرق بين أصول الصندوق وخصومه ويظهر بقائمة المركز المالي يرحل إليه نتائج أعمال الصندوق كما يظهرها حساب الإيرادات والمصروفات.
3- تمسك سجلات مراقبة لكافة أصول الصندوق بالكمية والقيمة.
المادة الثامنة والعشرون :
يعد الصندوق حساباته الختامية وقوائمه المالية ويرفعها لمجلس الإدارة مرفقاً بها تقرير مراقب الحسابات في ميعاد غايته أربعة أشهر من انتهاء السنة المالية لدراستها تمهيداً للتصديق عليها من مجلس المؤسسة التعليمية مع تزويد ديوان المراقبة العامة بنسخة منها.
المادة التاسعة والعشرون :
يخضع موظفو الصندوق فيما يتعلق بتأديبهم للأحكام المعمول بها في المؤسسة التعليمية.
المادة الثلاثون:
كل ما لم يرد بشأنه نص في هذه اللائحة تطبق بشأنه اللوائح المطبقة بالمؤسسة التعليمية ويتم إعداد قواعد تنفيذية تنظم إجراءات الصرف والإيداع والدفاتر والسجلات المستخدمة في صناديق الطلاب طالما أن هذه الصناديق تطبق نظام المحاسبة المالية القائم على أساس الاستحقاق (النظام التجاري) وفقاً لنص المادة (27) من مشروع اللائحة ، وتعتمد هذه القواعد التنفيذية من مجلس التعليم العالي.
المادة الحادية والثلاثون:
يعمل بهذه اللائحة اعتباراً من بداية السنة المالية التالية لتاريخ اعتمادها ويُلغى كل ما يتعارض معها من أحكام.
